9种重复消费只有AI才能赶上

发布时间: 2020-04-03 09:03:18 来源:

贵公司采取了哪些预防措施来防止重复支出?大多数现代发票自动化系统可以查找具有相同发票编号或相同金额的两个发票,并停止似乎重复的付款。但这并没有发现发票编号中的错别字,费用和应付帐系统之间的重复项,或者甚至没有考虑过许多​​其他情况。

人工智能可以提供帮助。当涉及重复支出时,AI采取了广阔的视野,遍历所有后台系统,确定了多次付款中的重复支出,等等。

通过利用支出系统中的结构化数据以及发票和收据中的非结构化数据,您可以轻松地识别重复项。

以下是只有AI才能捕获的九种重复类型。

1.手动键入错误

发票处理通常依赖于容易出错的手动数据输入。员工可能将字母“ O”误输入为数字“ 0”,或者将“ SEPT”误输入为“ SEP”。这些类型的重复项是可以预防的并且很常见,但是传统的发票系统不会发现这些重复项。AI可以找到发票编号或日期中的手工输入错误,这些错误通常会在发票自动化系统的雷达下飞行,并标记它们以供检查。

2.不同的供应商部门

您的公司可能与多个供应商部门开展业务。这些名称可能会在供应商主列表中单独列出,因此,如果您从这些实体收到相同的发票,则AP自动化系统可能不会检测到它。AI可以为供应商总部和国际部门发送的相同交付物标记重复发票。

3.不同的公司部门

与上面的示例类似,您自己公司的内部部门可能会造成混乱。公司内的每个部门可能都有其自己的AP组织和审批流程,并且不知道是否已经由单独的部门收到并付款了。AI可以为发送到不同部门的相同交付物标记重复发票。

4.重叠或累积

供应商可以先发送几张发票,然后再发送一份季度末累计发票,例如,三张不同金额的单独发票(一份为8,500美元,一份为4,000美元,另一份为13,200美元),然后是一份季度末发票,为25,700美元。传统的发票系统可能无法捕捉到这一点,但AI会标记这些发票以供审核。

5.线级

AP自动化系统可能不会从发票中提取行详细信息。AI将在生产线级别检查重复项,例如,发现相同的服务包含在两个单独的发票中。

6.不同的AP系统

由于公司合并,也许您有多个后台系统。当重复的发票使用不同的系统时,您的公司可能永远不知道它。AI与多个发票自动化系统集成在一起,并标记重复项,无论它们位于哪个系统中。

7.重复支出

您的公司可能没有发票自动化和费用系统的可视性,如果您通过T&E报销和应付帐款提交了相同的服务,您将需要为该服务支付两次费用。AI对此进行了标记,因此不会发送两次付款。

8.两名不同雇员提交的重复费用索赔

也许这是一个错误,或者员工知道费用报告没有交叉引用(特别是如果他们有两个不同的经理,或者在两个不同的部门中)。无论出于何种原因,AI都可以交叉引用任何部门的费用报告,并在两个不同的报告中找到相同的收据时进行标记。

9.同一报告中的费用索赔重复

经过长时间的商务旅行后,所有收据可能看起来都一样,并且员工可能会意外地在同一笔费用报表中两次提交同一笔费用。AI会查看各个订单项并标记所有重复项。

人工智能如何提供帮助

重复项可以采用多种不同的形式,并且在手动审核过程中可能很难找到。为了获得对业务支出的可见性,许多公司都采用AI来实现对费用和发票的100%可见性。使审计流程自动化的公司可以在付款前发现错误,欺诈和不合规的支出。

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